e-faktura är ett tidseffektivt sätt att fakturera och betala sina fakturor
e-faktura företag och e-faktura privatpersoner
En e-faktura är en faktura som skickas och tas emot i elektronisk form. E-fakturan skickas till fakturamottagarens internetbank där den kan godkännas och betalas direkt. Vid godkännandet av fakturan i internetbanken behöver mottagaren inte fylla i information som OCR-nummer, förfallodatum och betalningsinformation eftersom det redan är ifyllt och klart. Det gör e-faktura till ett tidseffektivt sätt att fakturera och betala sina fakturor. I internetbanken kan som mottagaren även se fakturan innan den godkänns.
Fakturera gratis!
Detta är en e-faktura
En e-faktura är en faktura som skickas direkt från ditt ekonomisystem eller via en leverantör direkt till mottagarens ekonomisystem. Detta sker oftast genom någon typ av operatör, som omvandlar fakturan du skickat till ett digitalt format och sedan skickar till mottagarens ekonomisystem. Hos mottagaren dyker fakturan sedan upp i ekonomisystemet för att godkänna eller på annat sätt hantera.
Den stora skillnaden mot andra former av fakturor är att en e-faktura skickas direkt mellan ekonomisystemen. Det finns även andra digitala format av fakturor, så som till exempel PDF-fakturor. De fakturorna är också digitala, men den stora skillnaden är att du som skickar dem behöver göra viss handpåläggning på dem och skicka dem via till exempel mail.
Varför e-faktura?
Fördelarna med e-faktura är många! Det går snabbt, är miljövänligt och betydligt säkrare än att lägga en pappersfaktura i brevlådan. Nu är dessutom digitala fakturor ett krav från exempelvis till offentlig sektor.
Den 1 april 2019 trädde en lag i kraft som säger att alla fakturor som går till offentlig sektor måste vara e-fakturor. För dig som är småföretagare och arbetar mot offentliga sektorn kan det innebära en del förändringar – men det behöver inte bli krångligare. Snarare tvärtom.
Scannade pappersfakturor gills inte
En viktig sak att känna till är att scannade pappersfakturor och PDF-fakturor inte gills som godkända e-fakturor. Du kan heller inte skicka dem via mejl.
För att fakturan ska vara giltig krävs det att den läggs in via ett system som uppfyller de regelverk som finns, exempelvis via vårt faktureringsprogram eller om den offentliga organisationen du arbetar för tillhandahåller ett. Det är viktigt att du på förhand frågar din kund hur de vill ta emot fakturorna från dig.
Fakturera enligt PEPPOL
För att det ska bli enklare för företag runt om i Europa att nå varandra och skicka e-fakturor, har EU byggt ett nätverk för elektronisk handel och e-inköp. Nätverket heter PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) och säkerställer bland annat att dina fakturor uppfyller alla lagkrav som finns.
Fem skäl att e-fakturera
Förutom att det nu alltså blir lag på att skicka elektroniska fakturor till offentliga sektorn finns det flera goda anledningar för dig som är småföretagare att välja digitalt framför vanlig post. Fördelarna är många:
- Det är tryggt och säkert. Att skicka digitalt är betydligt säkrare idag än att posta iväg en pappersfaktura. Det minskar också risken för att den ska misstas för en bluffaktura.
- Det går snabbt. Du fyller i informationen och trycker på en knapp – klart! Tidsödande sysslor som att skriva ut, kuvertera och gå och lägga i brevlådan slipper du med e-fakturor.
- Det är billigare. Du slipper kostnader för papper, kuvert och porto.
- Snabbare betalt. Eftersom du snabbare får över fakturan till kunden är chansen större att du snabbare får den betald.
- Det är miljövänligt. Kanske den viktigaste anledningen av dem alla – du spar på miljön. Inga onödiga pappersutskrifter och färre transporter på vägarna.
Är detta framtiden för mig som småföretagare?
Kanske den viktigaste frågan av alla för en som redan har svårt att få tiden att gå ihop – är det värt att gå igenom processen och satsa på digital fakturering? Vårt svar är ett rungande ja.
Tiden det tar att byta rutin kommer du snabbt att tjäna in. Utvecklingen går fort framåt och även om du inte arbetar mot offentlig sektor i dag vill fler och fler företag få sina fakturor digitalt.
Är det vanligt att använda e-faktura?
Idag är användandet av e-faktura lågt, både i Sverige men även i andra länder inom EU. För att öka användandet av e-fakturor har EU fattat beslut om att att lägga fram ett förslag om krav på digital rapportering. Detta är tänkt att minska ekonomisk brottslighet och skattefel.
