Vad är en faktura?
En faktura är ett dokument i antingen pappers- eller elektronisk form som som uppfyller vissa villkor som du antingen tar emot eller skickar till dina kunder. En kreditnota kan också vara en faktura. En faktura räknas som ett juridiskt dokument (om ni inte har avtalat någonting annat) som visar när fakturan skall vara betald. Oavsett hur stort belopp du skall fakturera (det finns vissa undantag) skall du skapa en faktura när du är näringsidkare.
Som näringsidkare måste du utfärda en faktura till exempel när du säljer varor eller tjänster till en näringsidkare eller någon annan juridisk person och inte tar betalt genom ett kassasystem. Det spelar ingen roll hur stort beloppet är, och det är krav på att du skall skicka en faktura eller skapa en kontantfaktura enligt bokföringslagen.
Du kan låta någon annan utfärda den i ditt namn men du är alltid själv ansvarig för faktureringen.
Skicka faktura
När du ska fakturera dina kunder finns det några viktiga saker att ha i åtanke. Fakturor kan skickas i olika format, som pappersfaktura, e-faktura via internetbanken eller via e-post. I den här guiden går vi igenom de olika alternativen för att hjälpa dig välja det bästa sättet för din fakturering. När du säljer varor eller tjänster till andra företag är fakturering det vanligaste betalningssättet, även om postförskott och kontant betalning förekommer i vissa branscher. Kom ihåg att en faktura måste innehålla specifik information.
Faktura - skapa en faktura
Många tror att fakturan måste skapas i ett faktureringsprogram, men så är inte fallet. Så länge du får med dig de delar som vi nämner nedan så kan du skapa din faktura på valfritt sätt.
Däremot finns det såklart fördelar med att skapa fakturorna i ett faktureringsprogram. Då kommer dina fakturor alltid se likadana ut, och det är ofta lätt att ladda upp en logotyp så att dina kunder kan känna igen att fakturan kommer från dig. Det blir också lättare att använda kund – och artikelregister eftersom många program har detta inbyggt. Fakturorna sparas även på samma ställe, och du sparar tid genom att skapa fakturamallar.
Faktura exempel
Här har vi skapat ett faktura exempel där du kan se exempel på vad den måste innehålla. Fakturan skall innehålla säljarens och köparens information så att fakturan både kan skickas och att betalning kan ske till rätt företag. Ange vad det är din fakturering avser och vad det kostar (i kronor om det inom Sverige som du fakturerar). Vissa fall och tjänster går det bra att fakturans belopp är i utländsk valuta. Viktigt är att du har datum för när fakturan ska betalas samt när faktura är skickad.
Låt ditt bokföringsprogram tänka åt dig eller skapa en faktura på 2 minuter
I SpeedLedger bokföringsprogram skapas din bokföring från banken, du får färdiga förslag att godkänna, klart!
Vi har också ett faktureringsprogram där du med färdiga mallar kan skicka en faktura direkt. Kombinera dessa delar eller testa separat.
Vad ska en faktura innehålla?
En faktura är ett färdigt fakturautseende, som innehåller den information och de fakturauppgifter som krävs för att en den skall vara godkänd.
För att en faktura ska vara giltig måste den uppfylla vissa krav. Det skall framgå:
- Vilket datum fakturan är gjord.
- Till vem fakturan är utställd, alltså vem som är kunden
- Vilken sorts affärshändelse det handlar om, det vill säga vad är det du har sålt egentligen, är det en tjänst, en vara eller annat?
- Och såklart vilket belopp fakturan är på, vad ska din kund betala
På fakturan ska även ditt VAT-nummer finnas. VAT-nummer är ett annat namn för ditt momsregistreringsnummer. I Sverige är VAT-numret jättefiffigt upplagt. Det består alltid av bokstäverna SE följt av ditt organisationsnummer (utan bindesstreck) och avslutas med siffrorna 01. Så SE+orgnummer utan streck+01=ditt momsregistreringsnummer.
Det finns två olika lagar som anger vad den måste innehålla: Bokföringslagen och mervärdesskattelagen.
Enligt bokföringslagen skall bland annat innehålla uppgifter om nedanstående finnas med:
- datum, när den sammanställts
- kund, till vem fakturan är ställd
- affärshändelsen, när den inträffat
- specifikation, vad fakturan avser
- belopp
Krav på hur en faktura ska se ut finns även i annan lagstiftning än bokföringslagen. Enligt mervärdesskattelagen ska den dessutom innehålla uppgift om:
- ett unikt löpnummer – en följd som inte får brytas utan ansökan, och får inte heller vara ett datum,
- säljarens momsregistreringsnummer
- säljarens och köparens namn och adress
- varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
- beskattningsunderlaget (priset före moms) för varje momssats
- den eller de momssatser som gäller
- den moms som ska betalas
Fakturera så snart som möjligt
Skapa din faktura så snart som möjligt i samband med leveransen. Många faktureringsprogram ger dig möjlighet att välja ett datum för fakturering som skiljer sig från dagens datum. Det är bra att tänka på om du planerar att skicka fakturan vid en senare tidpunkt. Att skicka fakturan snarast möjligt är dock att föredra, för att säkerställa att pengarna når ditt företagskonto i tid för att täcka eventuella utgifter.
Vid kontantförsäljning är det vanligt att använda ett kvitto istället för en faktura. Men säljaren kan även välja att utfärda en faktura vid kontantbetalning. Betalningen kan sedan kvitteras direkt på fakturan eller på ett separat kvitto som refererar till fakturan.
Fakturorna är viktiga dokument som ligger till grund för din redovisning och bör därför numreras i en kronologisk ordning baserat på utfärdandedatumet.
Faktureringsavgift
Skapa din faktura så snart som möjligt i samband med leveransen. Många faktureringsprogram ger dig möjlighet att välja ett datum för fakturering som skiljer sig från dagens datum. Det är bra att tänka på om du planerar att skicka fakturan vid en senare tidpunkt. Att skicka fakturan snarast möjligt är dock att föredra, för att säkerställa att pengarna når ditt företagskonto i tid för att täcka eventuella utgifter.
Vid kontantförsäljning är det vanligt att använda ett kvitto istället för en faktura. Men säljaren kan även välja att utfärda en faktura vid kontantbetalning. Betalningen kan sedan kvitteras direkt på fakturan eller på ett separat kvitto som refererar till fakturan.
Fakturorna är viktiga dokument som ligger till grund för din redovisning och bör därför numreras i en kronologisk ordning baserat på utfärdandedatumet.
Krediter
När ett företag skickar en faktura till en kund och anger att betalningen ska ske om, säg, 30 dagar, betyder det att de ger kunden en slags kredit. Kunden får helt enkelt 30 dagar på sig att betala räkningen. Att ge krediter på det här sättet kan vara bra för företaget, men det innebär också att de måste vänta på pengarna. Det kan vara problematiskt om de har behov av pengarna snabbt för att fortsätta sin verksamhet. Därför är det viktigt att företaget funderar noga på hur länge de vill låta kunderna ha på sig att betala.
För att göra det enklare för alla parter, har företag och organisationer kommit överens om att det oftast är bäst om kunderna betalar sina fakturor inom 30 dagar. Det finns också vissa regler, till exempel att när man säger ”netto” på en faktura betyder det att man ska betala det fulla beloppet utan rabatter eller avdrag.
Kontantfaktura - kvitto
En kontantfaktura är i princip samma sak som ett kvitto. Säljer du varor eller tjänster kontant är du som företagare skyldig att ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto – alltså en kontantfaktura. Kunden behöver inte ta emot kvittot, men du är skyldig att ha kvittot som underlag, eller verifikation, till din bokföring.
Har du ett kassasystem är det här ett ickeproblem, då får du ut kvittot därifrån. Men händer det bara lite då och då att en kund vill betala kontant, även fast du normalt skickar fakturor, är en kontantfaktura ett bra alternativ. Många kunder vi pratar med på SpeedLedgers bokföringsrådgivning skapar kontantfakturor istället för att ha kvittoblock för swishinbetalningar till exempel, men det är såklart helt beroende på bransch och behov.
Kontantförsäljning lyder under kassaregisterlagen.
Begreppslista fakturering
Inom ekonomi dyker många begrepp upp som inte alltid är så lätta att förstå sig på. Här går vi igenom vad de olika (relativt vanliga) begreppen betyder:
Á-pris – pris för en enhet av en vara.
E-faktura – En e-faktura är en faktura som skapats och skickas elektroniskt (dock inte att förväxla med en faktura som skickas via mail som PDF).
Er referens – Er referens kan exempelvis vara den person du handlat av.
Fakturaadress – Den address dit fakturan skall skickas.
Fakturaavgift – En administrativ avgift som tas ut för att du skickar fakturan.
Fakturabelåning – innebär att du belånar en del av fakturan för att få in pengar direkt. Detta görs till ett factoringbolag. Fakturan står som säkerhet för att den du lånar pengar av skall få betalt.
Fakturadatum – Det datum då fakturan skrivits/skapats.
Fakturaköp/fakturaförsäljning – Fakturaköp eller fakturaförsäljning innebär att du som har skickat en faktura säljer den till ett finansbolag mot att finansbolaget tar en del av det belopp som kommer betalas in. Används oftast när den som säljer fakturan behöver få in betalning för fakturan snabbt.
Fakturanummer – Varje faktura måste ha ett fakturanummer som anger vilken faktura i följden just den fakturan är. Fakturanummerserien får inte brytas, utan måste räknas upp i en följd (1001, 1002, osv). Detta för att man skall kunna följa fakturor och bokföring.
Fakturarad – På en fakturarad anges vad som har köpts, hur många av den typen som köpts, varans styckpris samt kostnad och moms.
Faktureringsprogram – Det program där du kan skapa fakturor, ofta med färdiga mallar.
Förfallodatum – Förfallodatum är det datum fakturan vara betald för att undvika extra betalningskrav eller liknande.
Leveransadress – den adress dit eventuellt gods eller inköpt vara skall levereras till. Denna kan vara annorlunda än fakturaadress.
Leveransvillkor – Här anges vilka villkor som finns för leverans. Exempelvis “Fritt vårt lager”, vilket innebär att varan anses levererad när beställningen kommit fram till köparen.
Momsregistreringsnummer – Det företag som skickar fakturan ska ange sitt momsregistreringsnummer på den för att bevisa att de är registrerade för moms.
Ocr-nummer – Ett OCR-nummer används för maskinell avläsning av en faktura. En faktura behöver med andra ord inte ha ett OCR-nummer, men stora företag använder OCR-nummer för lättare avläsning av fakturor. OCR-numret på din faktura är en kombination av fakturanumret och kontrollsiffror.
Omvänd skattskyldighet – omvänd skattskyldighet är vanligt inom vissa branscher, såsom exempelvis byggbranschen när två företag handlar med varandra. Omvänd skattskyldighet innebär att det är köparen som rapporterar momsen för det jobb som utförts till skatteverket och fakturan i sig är momsfri. Det skall dock framgå på fakturan att omvänd skattskyldighet har tillämpats.
Påläggsränta – Den ränta som tas ut av säljaren när köparen inte betalat i tid. Börjar räknas upp efter förfallodatumet har passerat.
Påminnelseavgift – Den avgift som tas ut för att påminna den som köpt tjänsten att betala.
Påminnelsefaktura – Den faktura som skickas ut med påminnelseavgift.
Registrerad för F-skatt – detta behöver framgå på din faktura för att bevisa att du har en giltig f-skattesedel.
ROT/RUT – Används när du skickar fakturor för husarbete.
Räntefaktura – en faktura som skickas ut med den förseningsränta som räknats upp vid sen betalning.
Vår referens – Vår referens är den person i den egna organisationen som ställt ut fakturan.
Öresavrundning – Vid ojämna örestal brukar en öresutjämning läggas till på fakturan för att jämna ut beloppet till hela kronor.
Lycka till!
