Vad är en verifikation?
En verifikation är ett dokument som bekräftar att en affärshändelse har ägt rum, och det ska finnas en verifikation som visar vad affärshändelsen avser för alla händelser. Exempel på verifikationer är kvitton, fakturor eller bankutdrag. Dessa dokument fungerar som bevis för varje transaktion och är ett centralt underlag i bokföringen. För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation, oavsett om det är en försäljning, inköp eller en överföring. Detta dokument kallas även för verifikat och skall visa vad affärshändelsen avser.
Verifikationen ska tydligt innehålla uppgifter kring när den upprättades, när affärshändelsen ägde rum, vad den avser och vilket belopp affärshändelsen gäller. Verifikationen skall också ha ett verifikationsnummer. Denna information säkerställer att varje transaktion kan spåras och verifieras. Dessutom ska verifikationen specificera köpare och säljare samt inkludera referenser till de dokument som ligger till grund för affärshändelsen. Om originaldokumentet förvaras separat från övriga verifikationer ska detta anges.
Vad ska finnas i en verifikation?
För att verifikationerna ska vara lättillgängliga och användbara i bokföringsprocessen är det viktigt att de är rätt strukturerade och innehåller alla nödvändiga uppgifter. En verifikation bör alltid utformas på ett ”varaktigt sätt”, vilket innebär att den ska vara tydligt och permanent dokumenterad oavsett om den är fysisk eller digital. Ofta sköts det per automatik i ett bokföringsprogram.
Verifikationerna ska sorteras kronologiskt och varje verifikation ska ha ett verifikationsnummer. Ett verifikationsnummer hjälper till att hålla ordning i bokföringen och gör det enkelt att hitta en affärshändelse om bokföringen skulle behöva granskas. Nummerserien som används ska vara löpande och får inte brytas under året. Dessutom ska alla uppgifter som är kopplade till affärshändelsen vara med för att säkerställa att varje post i bokföringen har tillräckligt med stöd.
Nyfiken på bokföring online?
Med SpeedLedger e-bokföring slipper du tänka på debet & kredit. Bokföringen hämtas direkt från bankkontot och det enda du behöver göra är att godkänna.
Verifikationshantering och arkivering
Enligt bokföringslagen måste alla verifikationer sparas i minst sju år. Ett verifikat kan sparas i olika format, såsom i vanlig läsbar form, i mikroskrift som kräver förstoringshjälpmedel, eller i digitalt. Sedan juli 2024 kan du även omvandla fysiska verifikationer till digital form, utan att behöva spara originalet (läs mer om det via länken nedanför). Det säkerställer att företag kan styrka sina affärshändelser vid en eventuell revision eller inspektion. Läs mer om arkivering här.
Verifikationer kan även användas för att rätta tidigare bokföringsposter. Om en affärshändelse har bokförts felaktigt, kan en korrigeringsverifikation upprättas för att justera eller rätta posten. På så sätt blir bokföringen korrekt och transparent. En verifikation kan också utgöra underlag för justeringar i bokföringen, vilket säkerställer att eventuella fel rättas i efterhand utan att påverka helheten negativt.
Verifikationer och bokföring
En verifikation fungerar som ett underlag för dina affärshändelser i bokföringen. Det kan vara en fysisk handling som till exempel ett kvitto eller en elektronisk dokumentation som en e-faktura. Oavsett vilket format verifikationen har är den ett bevis för att en transaktion har ägt rum och måste därför bevaras på rätt sätt.
Varje transaktion ska ha en egen verifikation som stöd. Det är viktigt att alla affärstransaktioner, oavsett storlek eller typ, dokumenteras med en tydlig verifikation. Vid behov kan verifikationer även användas för att justera tidigare bokföringsposter, särskilt om en händelse har registrerats felaktigt eller om belopp och uppgifter behöver ändras. Att ha rätt dokumentation på plats gör bokföringsprocessen smidigare och säkerställer att företagets ekonomiska rapporter är korrekta och tillförlitliga.
Digitalisering av verifikationer
De allra flesta företag sköter idag sin bokföring digitalt och får då digitala verifikationer. Digitala verifikationer är elektroniska dokument som fungerar på samma sätt som fysiska kvitton och fakturor, men är mycket smidigare, effektivare och säkrare att hantera.
Att digitalisera verifikationer innebär att företaget kan minska mängden pappersarbete och samtidigt förbättra sökbarhet och sparande. Ett digitalt system gör det enklare att lagra, organisera och hitta verifikationer, vilket sparar tid och minskar risken för att dokument försvinner eller blir skadade. Dessutom kan digitala verifikationer ofta kopplas direkt till företagets bokföringsprogram, vilket gör det möjligt att automatisera en stor del av bokföringsprocessen.
En annan viktig aspekt av digitaliseringen är säkerheten. Digitala verifikationer kan lagras i molnet eller på säkra servrar, vilket ger skydd mot brand, vatten- och fuktskador och andra fysiska risker. Detta kan också underlätta för företag att följa bokföringslagen, eftersom elektroniska verifikationer är tillåtna under förutsättning att de är lättillgängliga och kan sparas under den lagstadgade perioden på sju år.
Vid digital hantering av verifikationer är det bra att använda program och system som uppfyller kraven på säkerhet och spårbarhet. Det är också bra för ett företag att se till att det finns en tydlig process för att säkerställa att varje digital verifikation innehåller samma information och uppfyller samma krav som en fysisk verifikation.
Verifikationens betydelse
En verifikation har en central roll i bokföringsprocessen och är grundläggande för att kunna visa att en transaktion har ägt rum. Verifikationen ska innehålla all relevant information som styrker händelsen, inklusive när den upprättats, när transaktionen inträffade, vad den avser och beloppet i fråga.
Den ska också inkludera information om både köpare och säljare samt hänvisa till de underliggande dokumenten som verifierar affärshändelsen. Om originalhandlingen inte finns bland verifikationerna måste det tydligt framgå var den förvaras. Verifikationer är viktiga för att underbygga varje post i bokföringen och utgör grunden för företagets redovisning.
Enligt bokföringslagen måste alla företag ha ordning på sina verifikationer och se till att de sparas under den lagstadgade tidsperioden. Detta säkerställer inte bara att bokföringen är korrekt, utan också att företaget kan visa upp nödvändiga underlag vid en eventuell granskning.
