Bokföringspärmen

1. Kontoplan och systembeskrivningar
2. Balans– och resultatrapporter
3. Skattedeklaration och momsrapporter
4. Skattekonto
5. Budgetar och prognoser
6. Huvudbok
7. Verifikationslista
8. Avstämningar, balanskonton
9. Årsbesked, kontrolluppgifter, övrigt

Flik 1 – Kontoplan och systembeskrivningar –  Under denna flik kan det vara praktiskt att ha en utskrift av kontoplanen. Dessutom krävs det enligt bokföringslagen att en beskrivning av hur man byggt upp sin bokföring (inkl. systemdokumentation och behandlingshistorik) ska finnas tillgänglig, om det behövs för att ge en överblick över systemet. I en mycket liten verksamhet är det ibland inte nödvändigt att upprätta någon särskild systemdokumentation, eftersom en överblick framkommer direkt av bokföringen.

Flik 2 – Balans- och resultatrapporter skriver man ut månadsvis, kvartalsvis eller årsvis utifrån eget behov. Dessa två rapporter är nödvändiga för att se hur företaget går. De ingår också i den årsredovisning eller årsbokslut som de flesta företag ska skicka in varje år (se Årsredovisningslagen resp. Bokföringslagen).

Flik 3 – Skattedeklaration och momsrapporter  – Denna flik blir aktuell senast den 12 i varje månad för de flesta företag.

Flik 4 – Skattekonto  – Här sätter du lämpligen alla kontoutdrag från skatteverket samt underlag på de skatteinbetalningar som företaget gör.

Flik 5 – Budgetar och prognoser – Att göra budgetar och prognoser är inget krav från myndigheterna utan helt frivilligt. Antingen sätter man in dem bakom denna flik eller tillsammans med balans- och resultatrapporterna bakom flik 2.

Flik 6 – Huvudbok – Huvudboken är en utskrift av alla transaktioner sorterade per konto och inom varje konto i datumordning. En huvudboksutskrift är nödvändig när t.ex. balanskonton ska stämmas av. Vanligtvis skriver man ut huvudboken för enskilda konton löpande under året vid behov. I samband med bokslut skrivs hela huvudboken ut (alla konton).

Flik 7 – Verifikationslista – En verifikationslista är en utskrift av verifikationer i verifikations¬nummerordning. Ett vanligt arbetssätt är att skriva ut det intervall som man bokfört vid varje bokföringstillfälle. På så sätt har man alltid en uppdaterad verifikationslista i pärmen. Om man inte gör det löpande bör hela verifikationslistan skrivas ut i samband med bokslut.

Flik 8 – Avstämningar, balanskonton Varje gång man tar fram en balansräkning bör de största balansposterna stämmas av. Vid bokslut ska alla balansposter stämmas av. Avstämningen går till så att man jämför saldot på ett balanskonto med någon typ av extern lista eller rapport. Exempel:

• Bokföringskontot för varulager stäms av med en inventeringsrapport.
• Bokföringskontot för plusgiro stäms av med kontoutdrag från plusgirot.
• Bokföringskontot för inventarier stäms av med en inventarielista.
• osv.

Flik 9 – Årsbesked, kontrolluppgifter, övrigt Här finns plats för diverse övrig information som hör ihop med bokföringen.