Påminnelse - vad är en påminnelse?
De allra flesta har någon gång fått en påminnelse som trillat ner i brevlådan eller genom brevinkastet. Oftast gör det inte så mycket mer än att du får betala en liten avgift för att du inte har betalt en faktura i tid. Men vad är det som gäller för att kunna skicka en påminnelsefaktura och vad behöver vara med i den?
Hur fungerar en påminnelse faktura?
I all handel finns något som heter anbud och accept. Kort och gott innebär det att köparen och säljaren kommer överens om priset genom att ett anbud läggs av ena parten och den andra parten accepterar anbudet. Det är då ett giltigt avtal. Det här sker i princip varje gång du handlar något, oavsett om du köper något begagnat eller ett paket pasta i din matbutik. Priset som är skyltat är anbudet, och när du köper varan har du accepterat det anbud som getts.
Det fungerar på samma sätt när du handlar något via en faktura. Skillnaden är dock att betalningen ofta kommer i efterhand. Fakturan är dock ett legalt dokument som visar att säljaren och köparen har kommit överens om att ett visst pris för en viss vara eller tjänst skall vara betalt vid en viss tidpunkt. Om inte varan/tjänsten är betald inom den satta tidsfristen har säljaren rätt att påbörja en kravprocess, där en påminnelse faktura är det första steget och normalt sköts av säljaren själv. Påminnelsen på fakturan kan bara skickas om betaldatumet på originalfakturan har förfallit, och räknas inte som en inkassoåtgärd. Kort och gott – om fakturan förfallit utan att betalning har inkommit på måndagen kan du skicka en påminnelsefaktura redan på tisdagen (även om man brukar vänta några dagar för att se om betalningen inkommer).
Det behöver en påminnelse innehålla
Det finns egentligen inga krav på hur påminnelsen ska utformas. Syftet med en påminnelse är att informera kunden om att hen missat en betalning och att det är dags att skicka den om hen inte redan gjort det. En påminnelse kan också innehålla ett nytt datum för betalning, och information om att fakturan kan komma att skickas till inkasso om inte betalningen skickas snarast. Det är också vanligt att företag väljer att skicka två påminnelser innan de går vidare i åtgärdshantering och tar ärendet vidare till inkasso.
Fakturera online
När kan du ta ut en påminnelseavgift?
Som företagare behöver du inte ta ut en påminnelseavgift, utan kan skicka påminnelser även utan att ta ut en påminnelseavgift. Om du skall kunna ta ut en påminnelseavgift behöver det vara med i avtalet mellan dig och din kund och den kan som högst gå upp till 60 kr. Som tidigare nämnt kan du skicka en påminnelsefaktura med påminnelseavgift redan dagen efter originalfakturan förfallit. Dock brukar man vänta lite längre än så, eftersom det kan dröja några bankdagar innan en betalning som skickats på förfallodatum kommer in på mottagarkontot.
Dröjsmålsränta - räntefaktura
Som företagare kan du också ta ut en dröjsmålsränta på dina fakturor. Dröjsmålsränta börjar räknas upp efter det att fakturan förfallit, och räknas på den ursprungliga fakturans belopp. Dröjsmålsräntan skall även vara utskriven på på fakturan och vara i procent.
