Det här med digitalisering är och har varit väldigt aktuellt ett bra tag. Företag och organisationer pratar mycket om att de skall bli så digitala som möjligt för att minska sin klimatpåverkan och spara på miljön, men också för att kunna bli effektivare. Ju mindre “pappersarbete” desto enklare kan det bli nu när vi lever i en digital värld. Nu har också lagstiftningen förändrats och möjliggör för dig att bli ännu mer digital genom en ny kvittolag. Läs mer om det i vår artikel om hur länge man måste spara bokföring. Men vad kan digitalisering innebära för dig som företagare?
Du som läser detta kanske redan är medveten om att vi är ett bokförings- och faktureringsprogram. Just vår bransch var relativt tidig med digitaliseringen , och vi kunde erbjuda ett digitalt bokföringsprogram i molnet redan 2001. Bokföringsprogram har dock funnits i digital form sedan 1990-talet.
Vad innebär digitalisering?
Digitalisering innebär att processer som tidigare inte varit digitala flyttas till en digital miljö där du kan sköta processen antingen online i molnet, eller via ett digitalt verktyg. Digitalisering är också något som de senaste åren tagit sig in på kommunal och statlig nivå. Den digitaliseringen ser vi exempelvis genom att kommuner nu bara tar emot elektroniska fakturor (e-fakturor), att du kan få digitala kvitton när du handlar eller kan skicka in din årsredovisning digitalt. Detta var bara några exempel på hur digitalisering för företagare gör sig känt. Men hur kan du som egenföretagare bli ännu mer digital? Det finns några enkla knep som vi ska gå igenom här.
Skicka dina fakturor elektroniskt
Genom att skicka en digital faktura underlättar du för dig själv på många plan. En digital faktura kan till exempel vara en e-faktura eller en faktura som du skickar via e-post. Exempelvis har du ett mindre papper att hålla koll på i “pärmen” och din faktura kommer fram direkt. Med vanlig post kan det dröja betydligt längre. Om du arbetar mot kommuner är det också krav på att skicka e-faktura till dessa. Men e-faktura är inte det enda sättet att skicka digitala fakturor på. I vårt faktureringsprogram kan du skicka din faktura antingen som e-faktura eller som pdf direkt till din kunds e-post. Då kan du även välja att få en kopia på fakturan till din egen e-post.
Hantera dina kvitton digitalt
Många företag erbjuder idag att du kan få ditt kvitto direkt in i en digital brevlåda eller till din mail. Varför är det att föredra istället för ett fysiskt kvitto? Dels blir det mycket lättare för dig själv när du skall göra din bokföring. Om du har din bokföring digitalt – varför skulle du då inte ha dina underlag digitalt? Om du hanterar dina kvitton digitalt behöver du endast spara det digitala underlaget för din bokföring. Om du får ett papperskvitto i handen och exempelvis scannar in det så att det blir digitalt, behöver du spara både det digitala kvittot och det fysiska underlaget enligt Skatteverkets regler. Med andra ord – spara ditt kvitto så som du får det, oavsett form.
Spara bokföring digitalt
Som vi alla säkert redan vet är du tvungen att spara din bokföring i 7 år. Innan den digitaliseringsfas vi är inne i nu innebar det att skriva ut verifikationslista och även dina underlag och placera dessa i ett brandsäkert och låsbart skåp. Där skulle bokföringen sparas i 7 år innan du kunde göra dig av med den. Låter inte så modernt va? Detta var dock länge ett faktum för alla företagare, stora som små. Numera gäller endast att du behöver spara bokföringen i 7 år. Om du väljer att spara den digitalt slipper du med andra ord det där tråkiga skåpet.
De digitala kvitton och underlag du har skall sparas i sin originalform – alltså den form du får dem – i 7 år. Att spara bokföringen digitalt kan alltså vara att föredra eftersom det oftast är lättare att hitta i den och att skicka till en eventuell redovisningskonsult eller liknande. Vår lösning för detta heter dInbox, och ingår i programmet. Där kan du koppla samman dina verifikationer med underlagen.
Digitala inlämningar
Numera är även många olika typer av inlämningar digitaliserade. Du får till exempel inte din deklaration i pappersform längre om du har en digital brevlåda. Du kan enkelt göra din momsrapport och lämna in digitalt i de flesta bokföringsprogram (något som tidigare skulle postas eller lämnas fysiskt på Skatteverkets kontor). Du kan till och med lämna in din årsredovisning digitalt. Och det är dessutom något som Bolagsverket vill att du gör. 2026 hoppas Bolagsverket dessutom att de endast kommer ta emot digitala årsredovisningar.
Hur blir du så digital som möjligt med SpeedLedger?
Ja, som vi nämnt på några ställen här ovanför har vi en hel del tjänster som hjälper dig att bli digitalare i ditt sätt att jobba. Genom vårt faktureringsprogram kan du skicka både e-faktura till kommuner och företag och skicka fakturor digitalt via e-post. Vår funktion dInbox som ingår i bokföringsprogrammet gör det möjligt för dig att koppla samman dina underlag och verifikationer för att få en enkel överblick över vad som hör till vilken verifikation. Momsredovisningen räknas upp i bakgrunden och är bara för dig att skicka in till Skatteverket. Husarbetesrapporter för ROT, RUT och grön teknik likaså. Du kan också enkelt summera din bokföring och skicka in deklarationen i form av en NE-bilaga om du har en enskild firma. Årsredovisning? Den gör du enklast via vår partner Årsredovisning Online, där du dels kan föra över din bokföring från vårt program, och sedan skicka direkt till Bolagsverket från deras system.
