Vad behöver du veta om du skall bokföra för din enskilda firma?
Bokföringsprogram enskild firma - vad gäller?
Har du bolagsformen enskild firma, eller enskild näringsidkare som det också heter, innebär det att du behöver bokföra. Enligt svensk lag är du skyldig att bokföra och det finns regler och riktlinjer för hur din bokföring ska skötas. Du är helt enkelt bokföringsskyldig. Det är du, som fysisk person, som den enskilda firman är registrerad på som är skyldig till att bokföringen görs korrekt. I denna artikel går vi igenom hur bokföring i enskild firma fungerar och hur du ska tänka kring valet av bokföringsprogram för enskild firma.
Testa SpeedLedger e-bokföring gratis
Några punkter för dig som driver enskild firma:
- Skilj på din egen ekonomi, som privatperson, och företagets ekonomi
- Bokför löpande, det är lätt att skjuta fram bokföringen
- Även som enskild firma är du skyldig att göra ett årsbokslut
- Du måste kunna uppvisa din bokföring och underlag (kvitton mm) efter minst 7 år efter att den är genomförd
Företagets bokföring skall i slutändan sammanfattas i ett årsbokslut som Skatteverket vill ta del av, och då är det viktigt att allt stämmer så du inte blir exempelvis betalningsskyldig. Som enskild firma kan du göra ett så kallat förenklat årsbokslut. Detta kan du endast göra om du använder dig av kontantmetoden.
Vad behöver jag bokföra?
Bokföring innebär att du på något sätt registrerar din enskilda firmas ekonomiska affärshändelser, vilka du skall kunna uppvisa har inträffat. Att bokföra behöver inte ses som ett nödvändigt ont utan är istället ett bra tillfälle för dig att få en överblick på företagets ekonomiska situation. Detta får du genom att se över de affärshändelser som sker. Exempel är företagets in- och utbetalningar, intäkter, inkomster, kostnader och kontoöverföringar.
Som enskild firma kanske du använder dig utav privata resurser, exempelvis din bil, även detta måste bokföras korrekt. Varje affärshändelse måste kunna bevisas att den har inträffat och genomförts. Det görs genom något som kallas verifikationer. Verifikationer visar hur pengar har rört sig inom företaget, med kvitton, fakturor och räkningar som underlag.
Så bokför du...
Det allra vanligaste du bokför är intäkter/inkomster och utgifter/kostnader. Intäkter har i stort sett alltid ett kontonummer som börjar på 3, och kostnader har kontonummer mellan 4 och 8. De konton som används har alltid fyra siffror och finns med i den så kallade BAS-kontoplanen. Till exempel brukar man använda konto 3010 försäljning av varor för varuförsäljning och 3310 försäljning av tjänster för just tjänster.
Vad gäller kostnader finns det lite mer grupperingar att tänka på. Kontoklassen 4 handlar om inköp som direkt kan kopplas till din försäljning, som till exempel 4010 inköp av varor. I kontoklass 5 hittar vi andra kringkostnader för att din verksamhet skall kunna fortlöpa (exempelvis 5410 förbrukningsinventarier), och klass 6 handlar om övriga försäljningskostnader såsom provision (6050) eller bankkostnader (6570).
Dessa intäkts- och kostnadskonton bokförs sedan mot ett motkonto. Handlar det om din bank är det kontot oftast 1930, företagskonto. SpeedLedger e-bokföring utgår dock från banken, vilket innebär att du slipper fundera på vilket konto som skall vara på debet och vilket som skall vara på kredit. Läs mer om vår bankkoppling här.
Hur skiljer jag privatperson och enskilda firman i bokföringen?
En viktig sak att tänka på när det gäller bokföring i enskild firma är att du måste särskilja på företagets ekonomi och din egen som privatperson. Du får helt enkelt inte blanda ihop din och företagets pengar, något som kan vara lätt att göra i början. Du skall endast bokföra det som rör din verksamhet. Det kan vara lite lurigt att veta hur du skall tänka kring vad som är “mitt” och “företagets”.
En bra grundregel för tillgångar är att om du har något som används helt inom företaget eller om det är något som du måste ha tillgång till för att kunna vara verksam så måste det bokföras.
Köper du exempelvis en motorsåg som du använder mest för privat bruk men som “kan vara bra att ha i firman” så får du inte bokföra detta som en tillgång i firman. När du som privatperson tar ut pengar eller sätter in pengar på företagets konto så påverkar det kapitalet. Antingen ökar det (om du sätter in pengar) eller så minskar det (om du tar ut eller använder kapital från företaget för privat bruk). När du i din bokföring skall skilja på din enskilda firmas pengar och dina privata pengar kan du använda dig utav “Egen insättning” och “Eget uttag”. Då kan du snabbt och lätt se vilka pengar du har satt in som är dina och vilka pengar som du tagit ut för privat bruk. Läs gärna mer om SpeedLedger bokföringsprogram för enskild firma.
Lön i enskild firma
Vi var inne och nosade på det här ovanför. Men: lön i en enskild firma heter eget uttag, och fungerar inte riktigt på samma sätt som i ett aktiebolag. I en enskild firma är ditt företags och din privata ekonomi starkt sammankopplade och egentligen densamma – ni är en och samma juridiska person som det heter. I en enskild firma beskattas du också på grund av detta på det resultat du gör under året. Det innebär att de egna uttag du gör beskattas separat när du betalar in f-skatt och egenavgifter, där det senare motsvarar sociala avgifter.
Eget uttal bokförs mot konto 2013, eget uttag.
Eget utlägg
När du har en enskild firma är som sagt din privata och firmans ekonomi ofta samma. Trots detta kan det vara så att det finns kostnader som du vill skall höra till firman. Det kan då hända att du antingen behöver sätta in pengar i firman eller att du gör utlägg för firmans räkning med dina “privata” pengar.
Ett eget utlägg (när du köper något för firmans räkning) bokförs med konto 2018, egna insättningar, och sedan det kostnadskonto som inköpet räknas som som motkonto. Detta görs eftersom det i praktiken blir en insättning du gör i firman, fast i form av varor eller sånt som behövs för verksamheten.
En egen insättning bokförs också den mot konto 2018, men med företagskontot som motkonto eftersom du sätter in rena pengar.
Eget kapital i enskild firma
De konton vi pratat om här ovanför ingår i det som kallas för eget kapital i en enskild firma. Och det har vi en separat artikel på! Om du vill veta mer om hur eget kapital i en enskild firma fungerar rekommenderar vi att du läser mer om det i vårt artikel eget kapital i enskild firma.
Moms i enskild firma
De flesta företag är idag momsskyldiga. Att du är momsskyldig innebär att du kan dra av moms på de inköp du gör till företaget (även kallat att “lyfta” momsen) och betala moms till staten på den försäljning du gör. På de inköp du gör kallas momsen för ingående moms och på din egen försäljning kallas momsen för utgående moms. Summan för den ingående momsen och den utgående momsen under en viss period slås ut mot varandra, och blir sedan den summa som du skall redovisa och betala in till skatteverket.
Moms kommer i tre (eller ja, fyra) olika procentsatser: 25%, 12%, 6% och 0% (momsfria varor). I de olika klasserna finns olika typer av varor. 25% moms är den vanligaste momssatsen och där ingår de vanligaste varorna och tjänsterna. Exempel på varor och tjänster som har 12% moms är sådant som livsmedel, restaurangbesök, hotell, med mera. De varor och tjänster som har 6% moms finns oftast inom kulturområdet, till exempel böcker.
Om du är momsregistrerad/momspliktig kan du redovisa moms varje månad, var tredje månad eller årsvis. Oftast hänger hur ofta du skall redovisa moms ihop med vilken omsättning du har.
Nyfiken på mer om moms och hur det hänger ihop? Då har vi några artiklar för dig:
Vilken bokföringsmetod passar enskild firma?
Du bokför genom att dokumentera affärshändelser som sker inom företaget. Dokumentationen kan göras via två metoder, faktureringsmetoden eller kontantmetoden.
- Kontantmetoden innebär kortfattat att du bokför firmans in- och utbetalningar. Du bokför när någon form av betalning sker och inte när du skickar eller tar emot en faktura. Om du är en enskild firma som nyligen startat så är kontantmetoden att föredra då din verksamhet kanske inte hunnit bli allt för omfattande. Byta från kontantmetoden till faktureringsmetoden kan du göra efter ditt räkenskapsår.
- Faktureringsmetoden innebär att du bokför när du får en faktura samt när du skickar iväg en faktura. Dessutom bokför du när betalningen för dessa sker, affärshändelsen bokförs alltså två gånger. Eftersom du bokför varje händelse flera gånger med faktureringsmetoden får du en lite mer detaljerad överblick i ditt företag men det är inte alltid du har det behovet om din verksamhet är lite mindre. Det viktigaste är att du väljer den metod som passar din enskilda firma bäst samtidigt som du får helhetssynen du känner att du vill ha. Vi beskriver även mer om organisering om du har kontantmetoden respektive faktureringsmetoden.
Vilka mer har nytta av min bokföring?
Förutom att Skatteverket vill ta del av din bokföring så finns det andra viktiga skäl till att bokföra. När du väl kommer igång med din enskilda firma så kommer du kanske behöva köpa in material från leverantörer, hyra lokal eller göra en investering med hjälp av banklån. Precis som du säljer och utför tjänster åt dina kunder och vill ha vetskapen om att de kommer kunna betala dig i slutändan, så gäller samma sak när det är du som är kund.
En leverantör eller bank kan komma att vilja se hur ditt företag mår ekonomiskt innan de vill starta ett samarbete med dig och då är det med hjälp av din bokföring och vidare ditt bokslut som de kan göra detta. Genom att bokföra kontinuerligt kan du lättare ge en ekonomisk bild av ditt företag för den perioden som efterfrågas. Det är lätt att hamna efter i sin bokföring vilket inte är att rekommendera.
Val av bokföringsprogram enskild firma
Som enskild firma har du lite olika alternativ för att sköta- eller komma igång med din bokföring. Du kan välja att sköta din bokföring själv med hjälp av ett bokföringsprogram, lämna bort den helt till en redovisningsbyrå eller att få hjälp av en redovisningskonsult.
För dig som vill sköta din bokföring helt själv så underlättar det om du har ett bokföringsprogram att sköta din bokföring med. Hade du tänkt att bokföra med hjälp av Excel måste du tyvärr tänka om. Idag får du inte bokföra med hjälp av något där du kan justera i inmatningar efter att du gjort dem. Eftersom skatteverket har regler för hur din bokföring som enskild firma måste göras, är ditt val av bokföringsprogram något du kan spara både tid och pengar på.
Med SpeedLedger e-bokföring kan du sköta din ekonomi själv, utan förkunskaper inom bokföring. Bokföringen skapas på bankens händelser och sker automatiskt i bakgrunden. Du behöver bara godkänna konteringarna med ett klick. Läs mer om vårt bokföringsprogram och faktureringsprogram. Är du ett nystartat företag de senaste 12 månaderna får du dessutom 50% rabatt via kampanjsida.
