juli 14, 2023

Vad är traktamente – och hur bokförs det?

Här går vi igenom vilka regler som gäller för traktamente och hur du skall bokföra det.

Vad är traktamente?

Traktamente är en kostnadsersättning som anställda kan få vid sidan av lönen och avser resor de gör i tjänsten. Traktamente gäller vid tjänsteresor både inrikes och utrikes.

Ersättningen betalas ut av arbetsgivaren och ska täcka de ökande kostnaderna under tjänsteresan. Det gäller till exempel mat, övernattning och diverse småutgifter.

Skattefritt traktamente

Ersättningen kan vara skattefri. Det innebär att du inte behöver göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter på ersättningen.

För att traktamentet ska vara skattefritt behöver dock några krav vara uppfyllda:

Den anställde måste ha gjort en tjänsteresa med övernattning
Resan och övernattningen behöver ske på en ort som är längre bort än 50 km från den anställdas vanliga verksamhetsort och bostad.
Det utbetalda beloppet får inte överstiga schablonbeloppen för traktamente
Arbetsgivaren måste ha ett underlag som visar uppgifter om den anställdes resa. Det kan tillexempel vara en reseräkning.

Skattepliktiga traktamenten

Om det utbetalda beloppet överstiger schablonbeloppet för skattefria traktamenten så ska det överskjutande beloppet behandlas och bokföras som vanlig lön. Om kraven på skattefritt traktamente i övrigt är uppfyllt blir alltså inte hela ersättningen skattepliktig utan bara det överskjutande beloppet. Endagstraktamente (tjänsteresor utan övernattning) hanteras också som vanlig lön, det vill säga att arbetsgivaren ska betala skatt och sociala avgifter.

Traktamente beroende på resans längd

Beloppet på det skattefria traktamentet varierar beroende på resans omfattning och du kan hitta beloppen här. För att avresedagen ska räknas som en hel dag behöver den anställde börja resan före kl 12:00. Dagen för hemresa räknas som en hel dag om den anställde kommer hem efter klockan 19:00.

Skulle resan starta efter kl 12:00 eller avslutas innan kl 19:00 räknas resdagarna som halva dagar och det innebär rätt till ett halvt traktamente.

Beloppet på den skattefria ersättningen varierar även beroende på resans längd. efter tre månader med traktamente på samma ort sänks beloppet till 168kr/heldag och efter två år till 120kr/heldag för år 2022.

Om den anställde själv ordnar ett boende under resan i form av övernattning hos vänner och släktingar eller dylikt kan arbetsgivaren betala ut ett skattefritt nattraktamente istället för att stå för boendekostnaderna. Nattraktamente är halva beloppet av ersättningen för en heldag.

Traktamente utrikes

Tjänsteresor utrikes har samma grundregler för skattefritt traktamente som inrikes resor, som vi gått igenom ovan. Det enda som skiljer sig är att varje land har ett eget schablonbelopp som är baserat på hur mycket levnadskostnaderna ökar när den anställde vistas i just det landet. Schablonbelopp per land hittar du på Skatteverkets hemsida.

Hur bokförs det i aktiebolag?

I ett Aktiebolag bokförs endagstraktamenten för tjänsteresa utan övernattning, som vanlig bruttolön. Detsamma gäller för Skattepliktiga traktamenten. Avdrag för preliminärskatt och redovisning av sociala avgifter ska göras på det skattepliktiga beloppet. Reseräkningen ska innehålla datum, syfte och plats för tjänsteresan. Traktamenten är momsfria.

Bokföringskonton som används:

7321 Skattefria traktamenten, Sverige
7322 Skattepliktiga traktamenten, Sverige
7323 Skattefria traktamenten, utland
7324 Skattepliktiga traktamenten, utland

Ofta sker utbetalningen av traktamente när du är anställd i ett aktiebolag i samband med löneutbetalningen. Vill du se ett utförligt exempel på hur det kan se ut finns det i vårt Hjälpcenter.

Hur bokförs det i enskild firma?

För enskilda firmor är det samma grundregler som för Aktiebolag vad det gäller belopp och tider, men det är olika kontonummer som används beroende på om traktamentet är för anställda eller den enskilde näringsidkaren.

En enskild näringsidkare kan lyfta skattefritt traktamente vid en tjänsteresa, detta behöver inte bokföras utan hanteras genom ett avdrag i inkomstdeklarationen under avdrag för ökade levnadsomkostnader NE-bilagan.